تخصيص ورقة بيانات الجدول

طريقة العرض ورقة بيانات جدول

في جدول، توفر طريقة العرض ورقة بيانات الأدوات التي تريدها للعمل مع البيانات.

استخدام أشرطة أدوات ورقة بيانات الجدول:

توفر أشرطة أدوات ورقة بيانات الجدول عدة أدوات تحتاجها للبحث عن سجلات وتحريرها وطباعتها.

1.     طباعة بيانات أو معاينتها قبل الطباعة

2.     تدقيق إملائي.

3.     قص أو نسخ أو لصق نص محدد أو حقول أو سجلات بإكمالها أو ورقة البيانات بأكملها.

4.     فرز سجلات.

5.     تصفية سجلات والبحث عن قيم أو استبدالها.

6.     إضافة سجلات أو حذفها.

العمل مع الأعمدة والصفوف وأوراق بيانات فرعية

يمكن البحث عن أدوات للعمل مع الأعمدة والصفوف و أوراق بيانات في ورقة البيانات نفسها أو بالنقر بالزر الأيمن فوق محدد عمود.

1.     استخدم محدد العمود لنقل عمود أو إخفائه أو إعادة تسميته.

2.     تغيير حجم أعمدة أو صفوف.

3.     استخدم أوراق بيانات لعرض بيانات مرتبطة.

4.     تجميد العمود أقصى اليمين حيث يتم عرضه عندما تقوم بالتمرير إلى اليسار.

الانتقال بين سجلات

يمكن استخدام شريط أدوات التنقل للانتقال بين السجلات في ورقة بيانات.

1.     الانتقال إلى السجل الأول.

2.     الانتقال إلى السجل السابق.

3.     كتابة رقم السجل للانتقال إليه.

4.     الانتقال إلى السجل التالي.

5.     الانتقال إلى السجل الأخير.

6.     إضافة سجل فارغ (جديد).

التنسيقات الافتراضية و التنسيقات المخصصة:

التنسيقات الافتراضية:

هي تنسيقات نقوم بتعيينها عند بدء العمل ببرنامج MS-Access حيث تنفذ هذه التنسيقات على جميع الجداول الموجودة مسبقاً و التي سيتم إنشائها لاحقاً تنفذ هذه التنسيقات بالشكل التالي:

1.     من قائمة أدوات نختار خيارات.

2.     من صندوق حوار خيارات نختار صفحة ورقة البيانات.

3.     نقوم بتعيين التنسيقات المطلوبة من صندوق الحوار الذي يظهر بالشكل التالي:

a.      الألوان الافتراضية:

                                                              i.      تحديد لون الخط من قائمة الخط

                                                            ii.      تحديد لون خلفية ورقة البيانات من قائمة الخلفية

                                                          iii.      تحديد لون خطوط الشبكة من قائمة خطوط الشبكة

b.     الخط الافتراضي:

                                                              i.      تحديد نوع الخط من قائمة الخط

                                                            ii.      تحديد نمط الخط من قائمة العرض

                                                          iii.      تحديد حجم الخط من قائمة الحجم

                                                          iv.      وضع خط مسطر تحت البيانات من خيار تسطير

                                                            v.      تحديد نمط الخط بشكل مائل من خيار مائل

c.      إظهار خطوط الشبكة الافتراضية:

                                                              i.      إخفاء أو إظهار خط الشبكة الأفقي من خيار أفقيا.

                                                            ii.      إخفاء أو إظهار خط الشبكة العمودي من خيار عمودياً.

                                                          iii.      تحديد عرض افتراضي للعمود من مربع نص عرض العمود الافتراضي.

d.     التأئير الافتراضي للخلية:

التنسيقات المخصصة:

يتم التنسيق المخصص لجدول واحد و هو الجدول النشط أي المفتوح و يتم تنيق الجدول إما من شريط أدوات التنسيق أو من قائمة تنسيق بالشكل التالي:

 

يمكن أيضاً تنسيق ورقة البيانات أو الجدول بشكل خاص من قائمة تنسيق:

1.     من قائمة تنسيق نختار خط

2.     أو من قائمة تنسيق نختار ورقة بيانات

إظهار الأعمدة في ورقة بيانات أو إخفاؤها

1.     قم بفتح جدول طريقة العرض ورقة بيانات.

2.     قم بأحد الإجراءات التالية:

إخفاء عمود أو أعمدة

1.     حدد الأعمدة التي تريد إخفاؤها.

1.     لتحديد عمود واحد، انقر فوق محدد الحقل لهذا العمود.

2.     لتحديد أعمدة متجاورة، انقر فوق محدد حقل العمود، ثم، وبدون تحرير زر الماوس، اسحب لتوسيع الاختيار.

2.     في القائمة تنسيق، انقر فوق إخفاء أعمدة.

إظهار عمود أو أعمدة مخفية

1.     في القائمة تنسيق، انقر فوق  إظهار أعمدة.

2.     في مربع الحوار إظهار أعمدة، حدَّد أسماء الأعمدة التي تريد إظهارها.

تجميد أعمدة في ورقة البيانات وإلغاء تجميدها

يمكن تجميد عمود واحد أو أكثر من عمود (حقول) على ورقة بيانات حيث تصبح الأعمدة في أقصى اليسار وتكون مرئية في كل الأوقات بغض النظر عن مكان التمرير.

1.     قم بفتح جدول في طريقة العرض ورقة بيانات.

2.     حدد الأعمدة التي تريد تجميدها.

3.     قم بأحد الإجراءات التالية:

1.     لتجميد الأعمدة المحدَّدة، انقر فوق أعمدة مجمدة في القائمة تنسيق.

2.     لإلغاء تجميد كافة الأعمدة، انقر فوق إلغاء تجميد كافة الأعمدة في القائمة تنسيق

 

 

ملاحظة   لا يمكنك التراجع عن التغييرات في عرض الأعمدة باستخدام الأمر تراجع في القائمة تحرير. للتراجع عن التغييرات، يجب إغلاق ورقة البيانات، ثم انقر فوق لا للكل عندما تُسأل إذا كنت ترغب بحفظ التغييرات إلي تخطيط ورقة البيانات. سوف يؤدي ذلك إلى إلغاء أية تغييرات تخطيط أخرى قمت بها.

فرز السجلات

فرز سجلات في طريقة العرض ورقة بيانات

1.     انقر فوق الحقل الذي تريد استخدامه لفرز السجلات

2.     انقر فوق فرز تصاعدي  أو فرز تنازلي .

1.     إذا كان الحقل الذي يتم فرزه يحتوي على بيانات نصية يكون الفرز بالشكل التالي:

1.     فرز تصاعدي أي من الألف إلى الياء في اللغة الانكليزية من A to Z

2.     فرز تنازلي من الياء إلى الألف في اللغة الانكليزية من Z to A

2.     إذا كان الحقل من نوع رقمي يتم الفرز بالشكل التالي:

1.     فرز تصاعدي أي من الرقم الأصغر إلى الرقم الأكبر.

2.     فرز تنازلي أي من الرقم الأكبر إلى الرقم الأصغر.

3.     يمكن أيضاً إجراء عملية الفرز من قائمة سجلات \ فرز \ (تصاعدي أو تنازلي).

إنشاء عامل تصفية

توجد أربعة طرق يمكنك استخدامها في تصفية السجلات في ورقة بيانات: تصفية حسب التحديد، و تصفية حسب النموذج، و تصفية متقدمة, تصفية مع استبعاد التحديد.

تصفية سجلات بواسطة تحديد قيم ورقة بيانات (تصفية حسب التحديد)

1.     في حقل ورقة بيانات ابحث عن أحد مثيلات القيمة التي تريد أن تحتويها السجلات لكي يتم تضمينها في نتائج التصفية.

2.     حدد كافة القيم أو جزء منها في حقل بالقيام بواحدة مما يلي:

o        حدد محتويات حقل بالكامل أو ضع نقطة الإدراج في حقل دون تحديد أي شيء
على سبيل المثال، حدد القيمة "حلب" في حقل المدينة لإرجاع كافة السجلات التي تتضمن حلب كمدينة.

o        أو حدد جزءاً من القيمة بدءاً بالحرف الأول في حقل
على سبيل المثال، حدد "عبد" في حقل الاسم  التي تتضمن القيمة  لإرجاع كافة السجلات التي يبدأ بها الاسم بـ "عبد," مثل "عبداللطيف."عبدالرحمن"...الخ

 

تصفية سجلات بواسطة إدخال قيم في ورقة بيانات (تصفية حسب النموذج)

1.     افتح جدولاً في طريقة العرض ورقة بيانات.

2.     انقر فوق تصفية حسب النموذج  على شريط الأدوات للانتقال إلى الإطار تصفية حسب النموذج.

3.     انقر فوق الحقل الذي تريد القيام فيه بتحديد المعايير التي يجب أن تتوافق معها السجلات لكي يتم تضمينها في مجموعة السجلات المصفاة.

4.     قم بإدخال المعايير بواسطة تحديد القيمة التي تبحث عنها من القائمة في الحقل (إذا كانت القائمة تحتوي على قيم حقول) أو بواسطة كتابة القيمة داخل الحقل.

إذا قمت بتحديد قيم في أكثر من حقل، فإن عامل التصفية يقوم بإعادة سجلات إذا احتوت على نفس القيم التي حددتها في كل حقل من تلك الحقول.

5.     لتحديد قيم بديلة يمكن للسجلات الحصول عليها ليتم تضمينها في نتائج عامل التصفية، انقر فوق علامة التبويب Or لصفحة البيانات التي تقوم بتصفيته، وقم بإدخال معايير أكثر.

يرجع عامل التصفية السجلات إذا كانت تحتوي على كافة القيم المحددة على علامة التبويب بحث عن أو على كافة القيم المحددة على علامة التبويب Or الأولى أو على كافة القيم المحددة على علامة التبويب Or الثانية

6.     انقر فوق تطبيق عامل تصفية على شريط الأدوات.

تصفية سجلات باستخدام الإطار عامل تصفية متقدم

1.     افتح جدولاً في طريقة العرض ورقة بيانات.

2.     في قائمة سجلات، قم بالإشارة إلى عامل تصفية، ثم انقر فوق تصفية/فرز متقدم.

3.     قم بإضافة الحقل أو الحقول التي سوف تحتاج إليها لتحديد القيم أو معايير أخرى سوف يستخدمها عامل التصفية للبحث عن سجلات إلى شبكة التصميم.

4.     في الخلية معايير للحقول التي قمت بتضمينها، قم بإدخال القيمة التي تبحث عنها أو قم بإدخال تعبير.

5.     قم بتطبيق عامل التصفية بالنقر فوق تطبيق عامل تصفية على شريط الأدوات.

تصفية مع استبعاد التحديد:

تقوم هذه التصفية على عرض جميع البيانات ما عدا المحدد منها

1.     نحدد البيانات المطلوب استبعادها من التصفية.

2.     من قائمة سجلات نختار تصفية ثم من القائمة الفرعية نختار تصفية مع استبعاد التحديد.