قواعد البيانات

قاعدة البيانات هي مجموعة من المعلومات المتصلة بموضوع أو غرض معين، كتتبع طلبات الزبائن أو تسجيل مجموعة موسيقية. يمكن من خلال قاعدة البيانات تنسيق المعلومات وتنظيمها.

على سبيل المثال، افترض أنه تم تخزين أرقام هواتف الموردين الخاصة بك في مواقع مختلفة: في ملف بطاقات العمل يتضمن أرقام هواتف الموردين، في ملفات معلومات المنتج في خزانة ملفات، وفي جدول بيانات يتضمن معلومات الطلبات. في حالة تغيير رقم هاتف المورد، قد تحتاج لتحديث هذه المعلومات في كل من هذه الأماكن الثلاثة— بينما يتم تحديث رقم هاتف المورد تلقائياً متى كنت تستخدم في قاعدة البيانات.

ملفات قاعدة بيانات Access

يمكن باستخدام MS-Access إدارة كافة المعلومات من خلال ملف قاعدة بيانات واحد. داخل الملف، يمكن استخدام:

• جداول لتخزين البيانات.
• استعلامات للعثور على البيانات التي تريدها واستردادها.
• نماذج لعرض بيانات في جداول وإضافتها وتحديثها.   
• تقارير لتحليل بيانات في تخطيط معين أو طباعتها.
• صفحات بيانات access لعرض بيانات قاعدة البيانات أو تحديثها أو تحليلها من إنترنت أو إنترانت.

  

 

إنشاء قاعدة بيانات Access

يوفر Microsoft Access أسلوبين لإنشاء قاعدة بيانات Access. يمكن استخدام معالج قواعد البيانات لإنشاء الجداول والنماذج والتقارير المطلوبة لنوع قاعدة البيانات الذي تختاره في عملية واحدة — وتلك هي أسهل طريقة لبدء إنشاء قاعدة البيانات. أو يمكن إنشاء قاعدة بيانات فارغة ثم إضافة الحقول والنماذج والتقارير بعد ذلك هذا الأسلوب هو الأكثر مرونة، ولكنه يتطلب تعريف كل عنصر من عناصر قاعدة البيانات على حدة.  

1. إنشاء قاعدة بيانات باستخدام معالج قواعد البيانات

   1. انقر فوق جديد على شريط الأدوات أو من قائمة ملف.

   2. في جزء المهام ملف جديد، وتحت قالب نموذج جديد, انقر فوق قوالب عامة.

   3. في علامة التبويب قواعد بيانات، انقر نقراً مزدوجاً فوق رمز نوع قاعدة البيانات التي تريد إنشاءها، ثم انقر فوق موافق

   4. في مربع الحوار ملف قاعدة بيانات جديدة، حدد اسماً وموقعاً لقاعدة البيانات، ثم انقر فوق إنشاء.

   5. اتبع الإرشادات الموجودة في معالج قواعد البيانات.

2. إنشاء قاعدة بيانات بدون استخدام معالج قواعد البيانات

a.      انقر فوق جديد على شريط الأدوات أو من قائمة ملف.

b.     في جزء المهام ملف جديد، وتحت جديد, انقر فوق قاعدة بيانات فارغة.

c.      في مربع الحوار ملف قاعدة بيانات جديدة، حدد اسماً وموقعاً لقاعدة البيانات، ثم انقر فوق إنشاء.

d.     يظهر بعد ذلك إطار قاعدة بيانات، ومن ثم يمكن إنشاء الكائنات التي تريدها في قاعدة البيانات.

فتح قاعدة بيانات Access

1. في القائمة ملف، انقر فوق فتح.
2. انقر فوق أحد الاختصارات في الجانب الأيسر لمربع الحوار فتح أو في مربع بحث في، انقر فوق محرك الأقراص أو المجلد الذي يتضمن قاعدة بيانات Microsoft Access التي تريدها.
3. في قائمة المجلدات، انقر نقراً مزدوجاً فوق مجلدات حتى تتمكن من فتح المجلد الذي يحتوي على قاعدة البيانات. إذا لم تتمكن من إيجاد قاعدة البيانات التي تريد فتحها، انقر فوق أدوات على شريط الأدوات في مربع الحوار فتح، ثم انقر فوق بحث. في مربع الحوار بحث، قم بإدخال معايير بحث إضافية.
4. قم بأحد الإجراءات التالية:
   • انقر نقراً مزدوجاً فوق قاعدة البيانات.
   • لفتح قاعدة البيانات للوصول للقراءة فقط بحيث تتمكن من عرضها دون تحريرها، انقر فوق السهم بجانب الزر فتح ، ثم انقر فوق فتح للقراءة فقط.
   • لفتح قاعدة البيانات باستخدام وصول للاستخدام الخاص، انقر فوق السهم بجانب الزر فتح، ثم انقر فوق فتح خاص.
   • لفتح قاعدة البيانات للوصول للقراءة فقط وكذلك منع مستخدمين آخرين من فتحها، انقر فوق السهم بجانب الزر فتح، ثم انقر فوق فتح خاص للقراءة فقط.

ملاحظة   نوع ملف قاعدة البيانات MS-Access أي (الامتداد) هو .mdb

 

استخدام إطار قاعدة البيانات

يظهر الإطار قاعدة بيانات، عند إنشاء ملف MS-Access أو فتحه. ويعد الإطار قاعدة بيانات هو مركز الأوامر لملف Access. ومن هنا، يمكن إنشاء أي كائن أو استخدامه في قاعدة بيانات Access أو مشروع Access.

 

 

 

 

 

نسخ كائن قاعدة البيانات

يمكن تخصيص كائن قاعدة بيانات موجود بسهولة في قاعدة بيانات Microsoft Access بواسطة إنشاء نسخة من هذا الكائن و تعديلها. وقد تريد أيضاً إجراء نسخة احتياطية من كائن قاعدة البيانات. على سبيل المثال، قد تريد إجراء نسخة احتياطية قبل إجراء تغييرات التصميم أو قبل تشغيل الاستعلام الإلحاقي أو التحديثي الذي يؤدي إلى تغيير البيانات في جدول. ترث نسخة كائن قاعدة البيانات عادة الخصائص المقترنة بكائن قاعدة البيانات الأصلية.

نسخ كائن قاعدة بيانات داخل ملف Access

1.     في إطار قاعدة البيانات أسفل كائنات، انقر فوق نوع كائن قاعدة البيانات الذي تريد نسخه.

2.     في قائمة الكائنات على الجانب الأيسر لإطار قاعدة البيانات، انقر فوق الكائن ثم انقر فوق نسخ على شريط الأدوات.

3.     انقر فوق لصق على شريط الأدوات.

4.     اكتب اسم آخر للكائن في مربع الحوار لصق باسم.

بنسخ البنية لجدول أو إلحاق بيانات لجدول موجود

1.     في الإطار قاعدة بيانات أسفل كائنات، انقر فوق جداول .

2.     في قائمة الكائن على الجانب الأيسر من إطار قاعدة بيانات، انقر فوق الجدول التي تريد نسخ البنية أو البيانات الخاصة بها، ثم انقر فوق نسخ على شريط الأدوات.

3.     انقر فوق لصق على شريط الأدوات.

4.     قم بأحد الإجراءات التالية:

1.     للصق بنية الجدول، انقر فوق البنية فقط أسفل خيارات اللصق.

2.     لإلحاق بيانات، في المربع اسم الجدول، اكتب اسم الجدول الذي تقوم بإلحاق بياناته، ثم انقر فوق إلحاق البيانات بالجدول الموجود.

نسخ كائن قاعدة البيانات إلى تطبيق آخر لـAccess  Microsoft

يمكن نسخ جدول أو استعلام أو تقرير إلى تطبيق آخر لـ Microsoft الذي يتم تشغيله على الجهاز الخاص بك.

1.     لكل برنامج عدا Microsoft Access والتطبيق الذي تريد نسخ الكائن فيه، انقر فوق الزر تصغير في الجانب العلوي الأيمن من الإطار

2.     انقر بالزر الأيمن فوق شريط مهام Microsoft Windows، ثم انقر فوق تجانب الإطارات عمودياً .

3.     اسحب الكائن من إطار قاعدة البيانات إلى التطبيق الآخر.

تعيين وصف لكائن قاعدة بيانات أو تغييره

محتوى حقل الوصف في مربع الحوار خصائص هو ما يتم عرضه تحت الوصف في إطار قاعدة البيانات عند النقر فوق تفاصيل على شريط الأدوات.

1.     أسفل كائنات في إطار قاعدة البيانات، انقر فوق نوع كائن قاعدة البيانات الذي تريد تعيين أو تغيير الوصف له.

2.     انقر فوق كائن قاعدة البيانات.

3.     انقر فوق خصائص على شريط الأدوات أو بنقر زر ماوس اليمين فوق كائن قاعدة البيانات.

4.     اكتب الوصف الجديدة في المربع الوصف.

عرض كائنات قاعدة بيانات متعددة على شريط مهام Windows

يمكن استخدام شريط مهام Microsoft Windows للتبديل بين كائنات قاعدة البيانات المفتوحة حالياً.

1.     في القائمة أدوات، انقر فوق خيارات، ثم انقر فوق علامة التبويب عرض.

2.     حدد خانة الاختيار الإطارات في شريط المهام أو امسحها. في حالة تحديد هذا المربع، سيحتوي كل كائن قاعدة بيانات مفتوح على رمز معروض في شريط مهام Windows.

تخصيص Microsoft Access

بدء تشغيل Microsoft Access باستخدام خيارات سطر الأوامر باستخدام اختصار

1.     قم بفتح المجلد حيث تم تثبيت Microsoft Access الذي تم وضعه في
(\C:\Program Files\Microsoft Office\Office10)

2. انقر بزر الماوس الأيمن فوق رمز برنامج Microsoft Access، ثم انقر فوق إرسال إلى ثم فوق سطح المكتب كاختصار.
3. انقر بزر الماوس الأيمن فوق رمز الاختصار الذي تم إنشاؤه، انقر فوق خصائص، ثم انقر فوق علامة التبويب اختصار.
4. انقر إلى اليمين من أمر بدء تشغيل Microsoft Access في مربع الهدف، ثم اكتب خيارات سطر الأوامر المطلوبة.

على سبيل المثال، يبدأ سطر الأوامر التالي تشغيل Microsoft Access ، ويفتح نموذج قاعدة بيانات Northwind للوصول الخاص.

"C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\MSAccess.exe" "C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\Samples\Northwind.mdb"

تعيين هوامش طباعة افتراضية

1. في القائمة أدوات، انقر فوق خيارات.
2. انقر فوق علامة التبويب عام.
3. أسفل هوامش الطباعة، حدد الهوامش التي تريد استخدامها كهوامش افتراضية.

ملاحظة: لا يؤثر التغيير في هذه الخيارات على إعدادات الهوامش الخاصة بنماذج وتقارير موجودة.

إظهار كائنات قاعدة بيانات أو إخفاؤها

·        حدد ما إذا كانت قاعدة البيانات مخفية أو مرئية

1. أسفل كائنات في إطار قاعدة بيانات، انقر فوق نوع كائن قاعدة البيانات الذي تريد تغيير خصائصه.
2. انقر فوق خصائص على شريط الأدوات.
3. حدد خانة الاختيار مخفي أو امسحها.

·        إظهار كائنات معرفة ككائنات مخفية افتراضياً أو إخفاؤها

إذا كنت بحاجة إلى العمل مع كائنات تم تعريفها ككائنات مخفية دون تغيير حالتها، يمكن عرضها في إطار قاعدة بيانات.

1. في القائمة أدوات، انقر فوق خيارات.
2. انقر فوق علامة التبويب عرض.
3. أسفل إظهار، حدد خانة الاختيار كائنات مخفية أو امسحها. يعرض Microsoft Access الكائنات المخفية باستخدام رموز شفافة لتمييزها عن الكائنات التي لم تعرف ككائنات مخفية.

إظهار جزء المهام عند بدء تشغيل Access أو إخفاؤه

يحتوي جزء المهام الذي يظهر عند قيامك بتشغيل Microsoft Access على خيارات إنشاء أو فتح قاعدة بيانات Microsoft Access. يمكن إظهار جزء المهام عند بدء تشغيل Access أو إخفائه بالقيام بالتالي: 

1. في القائمة أدوات، انقر فوق خيارات.
2. انقر فوق علامة التبويب عرض.
3. أسفل إظهار، حدد خانة الاختيار جزء مهام بدء التشغيل أو امسحها.

تغيير المجلد الافتراضي لقواعد بيانات Access

1. في القائمة أدوات، انقر فوق خيارات.
2. انقر فوق علامة التبويب عام.
3. في مربع مجلد قاعدة البيانات الافتراضي، اكتب اسم المسار لأي مجلد صالح حيث تريد تخزين ملفات قاعدة بيانات Microsoft Access.

 

القوائم وأشرطة الأدوات

تعرض القائمة قائمة بالأوامر. يوجد بجانب بعض هذه الأوامر صور بحيث يمكن ربط الصورة بالأمر بشكل سريع. توجد معظم القوائم في شريط القوائم، وهو شريط الأدوات الموجود أعلى الشاشة. يمكن أن تحتوي أشرطة الأدوات على أزرار أو قوائم أو تركيبة من الأزرار والقوائم.