تصميم قاعدة بيانات

يضمن تصميم قاعدة البيانات الجيد سهولة صيانة قاعدة البيانات. يتم تخزين البيانات في جداول ويحتوي كل جدول على بيانات حول موضوع واحد ، مثل العملاء. ولذلك، عند تحديث جزء من البيانات، مثل العنوان، في موضع واحد فقط يظهر هذا التغيير تلقائياً خلال قاعدة البيانات.

تتضمن عادة قاعدة البيانات التي تم تصميمها بشكل جيد أنواع مختلفة من الاستعلامات التي تعرض المعلومات التي تحتاج إليها. وقد يعرض الاستعلام مجموعة فرعية من البيانات، مثل كافة العملاء في لندن أو تركيبات من البيانات من جداول مختلفة، مثل معلومات الطلب التي تم ضمها مع معلومات العميل.

قبل أن تقوم فعلياً باستخدام Microsoft Access لإنشاء جداول و استعلامات وكائنات أخرى، من المستحسن وضع مخطط للتصميم وإصلاحه على الورق أولاً. يمكن أيضاً اختبار قواعد البيانات التي تم تصميمها بشكل جيد.

اتبع هذه الخطوات الأساسية عند تصميم قاعدة البيانات الخاصة بك.

حدد الغرض من قاعدة البيانات الخاصة بك:

الخطوة الأولى في تصميم قاعدة البيانات هو تحديد الغرض منها ثم كيفية استخدامها:

• تحدث إلى الأشخاص الذين سيقوموا باستخدام قاعدة البيانات. وفكر في الأسئلة التي تود أن تحصل على إجابتها من قاعدة البيانات أنت والأشخاص الآخرين.
• وضع مخطط للتقارير التي تود أن تقوم قاعدة البيانات بإصدارها.
• جمع النماذج التي تستخدمها حالياً لتسجيل البيانات الخاصة بك.

أثناء تحديد الغرض من قاعدة البيانات، ستظهر قائمة بالمعلومات التي تريدها من قاعدة البيانات. ومن هنا، يمكنك تحديد الحقائق التي تريد تخزينها في قاعدة البيانات والموضوع الذي تنتمي إليه كل حقيقة. تتطابق هذه الحقائق مع الحقول (الأعمدة) في قاعدة البيانات الخاصة بك وتتطابق مواضيع هذه الحقائق مع الجداول.

تحديد الحقول التي تريدها في قاعدة البيانات:

و يعتبر كل حقل هو حقيقة لموضوع محدد. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى تخزين الحقائق التالية حول العملاء: اسم الشركة والعنوان والمدينة والولاية ورقم الهاتف. تحتاج إلى إنشاء حقل منفصل لكل حقيقة. وعند تحديد الحقل الذي تحتاجه، تذكر مبادئ التصميم هذه:

• تضمين كافة المعلومات التي ستحتاج إليها.
• تخزين المعلومات في أصغر الأجزاء المنطقية. على سبيل المثال، أحياناً يتم فصل أسماء الموظفين إلى حقلين، الاسم الأول والاسم الأخير، فيكون من السهل فرز البيانات بواسطة الاسم الأخير.
• لا تقم بإنشاء حقول للبيانات التي تتكون من قوائم لعناصر متعددة. على سبيل المثال، في جدول الموردون، إذا قمت بإنشاء حقل المنتجات الذي يحتوي على قائمة بكل المنتجات التي تتلقاها من المورد وتم فصلها بفواصل، سيكون من الصعب العثور فقط على الموردون الذين يقومون بتوفير منتج محدد.
• لا تقم بتضمين البيانات المشتقة أو المحسوبة ( البيانات الناتجة من تعبير). على سبيل المثال، إذا كان لديك حقل سعر الوحدة وحقل الكمية، لا تقم بإنشاء حقل إضافي يضرب قيم هذين الحقلين.
• لا تقم بإنشاء حقول متشابهة. على سبيل المثال، في جدول الموردون، إذا قمت بإنشاء الحقول المنتج 1 والمنتج 2 والمنتج 3، سيكون من الصعب العثور على كافة الموردون الذين يوفرون منتجاً محدداً. أيضاً، سيكون عليك تغيير تصميم قاعدة البيانات في حالة قيام مورد بتوفير أكثر من ثلاث منتجات. ستحتاج فقط إلى حقل واحد للمنتجات إذا وضعت هذا الحقل في جدول المنتجات بدلاً من جدول الموردون.

تحديد الجداول التي تحتاج إليها في قاعدة البيانات:

يجب أن يحتوي كل جدول على معلومات حول موضوع واحد. ستوفر قائمة الحقول أدلة للجداول التي تحتاج إليها. على سبيل المثال، إذا كان لديك حقل تاريخ التعيين، وموضوعه الموظف، فينتمي إلى جدول الموظفين. وقد يكون لديك جدول للعملاء وجدول للمنتجات وجدول للطلبات.

تحديد أي جدول ينتمي إليه كل حقل:

عند تحديد أي جدول ينتمي إليه كل حقل، تذكر مبادئ التصميم هذه:

• إضافة الحقل إلى جدول واحد فقط.
• لا تقم بإضافة الحقل إلى جدول إذا كان سينتج عن ذلك نفس النتائج التي تظهر في سجلات متعددة في هذا الجدول. إذا حددت احتواء حقل في جدول على الكثير من المعلومات المكررة، فمن المحتمل أن يكون هذا الحقل في الجدول الخطأ.

على سبيل المثال، إذا وضعت الحقل الذي يحتوي على عنوان العميل في جدول الطلبات، فمن المحتمل تكرار هذه المعلومة في أكثر من سجل، لأن العميل قد يضع أكثر من طلب. ولكن، إذا قمت بوضع حقل العنوان في جدول العميل، فسيظهر مرة واحدة فقط. لهذا، يختلف الجدول في قاعدة بيانات Microsoft Access عن الجدول في قاعدة بيانات الملف الغير مفصل مثل جداول البيانات.

عند تخزين كل معلومة مرة واحدة فقط، فيتم تحديثها في موضع واحد فقط. ويعتبر هذا أكثر فاعلية، ويزيل أيضاً احتمالات الإدخالات المكررة التي تحتوي على معلومات مختلفة.

تعريف الحقل أو الحقول ذات القيم الفريدة في كل سجل:

حتى يقوم Microsoft Access بتوصيل المعلومات المخزنة في جداول منفصلة  — على سبيل المثال، لتوصيل العميل بكافة طلبات العميل — يجب أن يتضمن كل جدول في قاعدة البيانات حقل أو مجموعة من الحقول التي تقوم بتعريف كل سجل مفرد في الجدول بشكل فريد. ويسمى هذا الحقل أو مجموعة الحقول بالمفتاح الأساسي.

تحديد العلاقات بين الجداول

بعد قيامك بتقسيم المعلومات في جداول وتعريف حقول المفتاح الأساسي ، فإنك بحاجة إلى طريقة لإخبار Microsoft Access عن كيفية ربط المعلومات المرتبطة ببعضها البعض بطرق منطقية. للقيام بهذا، عرف العلاقات بين الجداول. قد يكون من الأفضل عرض العلاقات في قاعدة بيانات تم تصميمها بشكل جيد موجودة مثل قاعدة بيانات نموذج Northwind.

إدخال تحسينات على التصميم:

بعد تصميمك للجداول والحقول والعلاقات التي تحتاج إليها، فقد حان الوقت لدراسة التصميم وتعقب أي أخطاء مازالت موجودة. من الأسهل تغيير تصميم قاعدة البيانات الآن عن تغييره بعد تعبئة الجداول بالبيانات. استخدم Microsoft Access لإنشاء الجداول وتحديد العلاقات بين الجداول وإدخال نموذج بيانات كافي في الجداول حتى يمكنك اختبار التصميم. لاختبار العلاقات في قاعدة البيانات، تحقق من إمكانية إنشاء استعلامات للحصول على الإجابات التي تريدها. قم بإنشاء مسودات أولية من النماذج والتقارير وتحقق من عرضها البيانات التي تريدها. ابحث عن التكرارات الغير ضرورية من البيانات وقم بإزالتها.

إدخال البيانات و إنشاء كائنات قاعدة بيانات أخرى:

عند اقتناعك بتحقيق بنية الجدول لمبادئ التصميم الموضحة هنا، فقد حان متابعة وإضافة كافة البيانات الموجودة إلى الجداول. ثم يمكنك إنشاء كائنات قاعدة بيانات أخرى  استعلامات و نماذج و تقارير و صفحات بيانات access و وحدات ماكرو و وحدات نمطية.

استخدام أدوات تحليل Microsoft Access:

يتضمن Microsoft Access أداتان تساعدان في إدخال التحسينات على تصميم قاعدة بيانات Microsoft Access.

• يمكن لمحلل الجدول تحليل تصميم أحد الجداول في آن واحد، وإذا كان من المناسب يمكنه اقتراح بنية وعلاقات جدول جديد ويمكنه تقسيم جدول إلى جدولين مرتبطين جديدين إذا كان ذلك منطقياً.
• يمكن لمحلل الأداء تحليل قاعدة البيانات بأكملها وإجراء توصيات واقتراحات لتحسينها. يمكن للمعالج أيضاً تطبيق هذه التوصيات والاقتراحات.

 

---

 

الجداول

 

يُعد الجدول مجموعة من البيانات حول موضوع محدد، مثل المنتجات أو الموردين. ويعني استخدام جدول منفصل لكل موضوع أنك تخزن هذه البيانات مرة واحدة فقط. حيث ينتج عن تطبيق هذا التعريف قاعدة بيانات أكثر كفاءة، كما يقلل من أخطاء إدخال البيانات. 

تنظيم البيانات في جداول

تنظم الجداول البيانات في أعمدة (تسمى الحقول) وصفوف (تسمى السجلات).

 

إنشاء جدول

لإنشاء جدول فارغ (خالي) لإدخال بياناتك، يمكنك:

• استخدم معالج الجداول لاختيار الحقول لجدول خاص بك من جداول معرفة مسبقاً مثل اتصالات عمل أو مخزون منزلي أو سجلات طبية.
• إنشاء جدول في طريقة العرض تصميم، حيث يمكنك إضافة حقول، وتعريف كيف يظهر كل حقل أو معالجة البيانات، وإنشاء مفتاح أساسي.
• بإدخال بيانات مباشرة في ورقة بيانات فارغة. عند حفظ البيانات الجديدة، سوف يقوم
  MS Access بتحليل البيانات ويقوم تلقائياً بتعيين نوع البيانات و التنسيق الملائم لكل حقل.

لإنشاء جدول من بيانات موجودة، يمكنك:

• استيراد أو ربط بيانات من قاعدة بيانات أخرى لـ Access أو بيانات في تنسيقات ملف مختلفة من برامج أخرى.
• قم بتنفيذ استعلام إنشاء جدول لإنشاء جدول يستند إلى بيانات في الجدول الحالي. على سبيل المثال، يمكنك استخدام استعلامات إنشاء جدول لأرشفة السجلات القديمة أو عمل نسخ احتياطية للجداول الخاصة بك أو تحديد مجموعة من السجلات لتصديرها إلى قاعدة بيانات أخرى أو لاستخدامها كأساس لتقارير تعرض بيانات في وقت محدد.

 

إنشاء جدول باستخدام معالج الجداول

1. انقر فوق جداول الموجودة أسفل كائنات، ثم انقر فوق جديد على شريط أدوات إطار قاعدة البيانات.
2. انقر نقراً مزدوجاً فوق معالج الجداول.
   
   
    
3. اتبع الإرشادات في مربعات حوار معالج الجداول:
   1. نقوم باختيار نوع الجدول جداول الأعمال أو جداول شخصية.
   2. من قائمة نماذج الجداول نحدد الجدول المطلوب.
   3. عند تحديد الجدول المطلوب تظهر جميع الحقول الخاصة بهذا الجدول في قائمة نماذج الحقول نحدد الحقول المطلوبة من قائمة نماذج الحقول و نضيفها إلى قائمة الحقول في الجدول الجديد.
      
      
       
   4. في قائمة القول في الجدول الجديد يمكننا إعادة تسمية أي حقل بتحديد الحقل المطلوب إعادة تسميته ثم النقر على زر إعادة تسمية حقل..
   5. بعد تحديد المطلوب ننقر على زر التالي.
   6. في صندوق حوار التالي نقوم بتعيين اسم الجدول و أيضاً يخيرنا المعالج إما أن قوم المعالج بتحديد حقل أساسي للجدول أو نقوم نحن بتحديد الحقل الأساسي نختار المطلوب ثم نضغط على زر التالي:
      
      
       
   7. في صندوق حوار التالي يظهر المعالج جميع الجداول المنشئة سابقاً لنقوم بربط الجدول الجديد بأي جدول نريد أو عدم ربط الجدول إذا كان الجدول لا يحتاج إلى ارتباط حسب حالة تصميم قاعدة البيانات نختار المطلوب و ننقر على زر التالي.
      
      
       
   8. في صندوق حوار التالي و هي آخر مرحلة للمعالج نقوم بتحديد أحد الخيارات الثلاثة التالية:
      1. تعديل تصميم الجدول هذا الخيار إذا أردنا إعادة تصميم الجدول أو إضافة حقول إلى الجدول أو تعديل في خصائص الحقول نقوم بتحديد هذا الخيار.
      2. إدخال البيانات مباشرة في الجدول نختار هذا الخيار إذا أردنا إدخال البيانات.
      3. إدخال البيانات في الجدول باستخدام نموذج ينشئه المعالج.
   9. نحدد المطلوب و ننقر على زر إنهاء.
      
      
       

إنشاء جدول بواسطة إدخال بيانات في صفحة البيانات

1. انقر فوق جداول الموجودة أسفل كائنات، ثم انقر فوق جديد على شريط أدوات إطار قاعدة البيانات.

2.     انقر نقراً مزدوجاً فوق طريقة عرض ورقة البيانات. فتعرض صفحة بيانات فارغة. أسماء الأعمدة الافتراضية هي حقل 1 ، وحقل 2 ، وهكذا.


 

3. أعد تسمية كل عمود ستقوم باستخدامه: انقر نقراً مزدوجاً فوق اسم العمود، اكتب اسماً للعمود ثم اضغط ENTER.
4. يمكنك إدراج أعمدة إضافية في أي وقت: انقر في العمود إلى يمين المكان الذي تريد إدراج عمود جديد فيه، ثم في القائمة إدراج، انقر فوق عمود. أعد تسمية العمود كما هو موضح في الخطوة 4.
5. أدخل البيانات الخاصة بك إلى ورقة البيانات.

أدخل كل نوع من البيانات في العمود الخاص به (يُسمى كل عمود حقلاً في Microsoft Access). على سبيل المثال، عند إدخال أسماء، أدخل الاسم الأول في العمود الخاص به والاسم الأخير في عمود منفصل. عند إدخال تواريخ أو أوقات أو أرقام، أدخلها في تنسيق متسق لكي يتمكن Microsoft Access من إنشاء نوع بيانات و تنسيق عرض مناسب للعمود. يتم حذف أي عمود تتركه فارغاً عند حفظ صفحة البيانات.

6. عند الانتهاء من إضافة بيانات لكافة الأعمدة التي تريد استخدامها، انقر فوق حفظ على شريط الأدوات لحفظ ورقة البيانات الخاصة بك.
7. يسألك Microsoft Access إذا كنت تريد إنشاء مفتاح أساسي. إذا لم تكن قد أدخلت بيانات يمكن استخدامها لتعريف كل صف في الجدول تعريفاً فريداً، مثل أرقام السلع أو أرقام التعريف، فمن الأفضل أن تنقر فوق نعم. إذا كنت قد أدخلت بيانات يمكنها تعريف كل صف تعريفاً فريداً، انقر فوق لا، ثم حدد الحقل الذي يحتوي على البيانات كمفتاح أساسي في طريقة العرض تصميم.

 

إضافة حقل (عمود) إلى جدول في طريقة العرض ورقة بيانات

1. قم بفتح الجدول في طريقة العرض ورقة بيانات.
2. انقر فوق العمود إلي يمين الموضع الذي تريد إدراج العمود الجديد فيه، ثم في القائمة إدراج، انقر فوق عمود.
3. انقر نقراً مزدوجاً فوق اسم العمود الجديد، ثم اكتب اسماً فريداً له.

 

نسخ حقل و خصائصه

يقوم هذا الإجراء بنسخ تعريف الحقل فقط، ولا ينسخ أي قيم في الحقل.

1. قم بفتح جدول في طريقة العرض تصميم.
2. حدد الحقل أو (الحقول) التي تريد نسخها.

لتحديد حقل واحد، انقر فوق محدد صفوف الحقل.

لتحديد مجموعة حقول، اسحب خلال محددات الصفوف لتلك الحقول.

3. انقر فوق نسخ على شريط الأدوات، ثم انقر فوق أول صف فارغ.
4. انقر فوق لصق على شريط الأدوات.
5. اكتب اسماً جديداً للحقل المنسوخ.

 

حذف حقل من جدول في طريقة العرض ورقة بيانات

1. قم بفتح جدول في طريقة العرض رقة بيانات.
2. انقر فوق محدد الحقل للعمود الذي تريد حذفه.
3. في القائمة تحرير، انقر فوق حذف عمود.

 

تخصيص الحقول:

نقل عمود ما في طريقة العرض ورقة بيانات

1. قم بفتح جدول أو استعلام أو نموذج طريقة عرض أو إجراء مخزن في طريقة العرض ورقة بيانات.
2. حدد الأعمدة التي تريد نقلها.
   1. لتحديد عمود واحد، انقر فوق محدد الحقل لهذا العمود.
   2. لتحديد أعمدة متجاورة، انقر فوق محدد حقل العمود، ثم، وبدون تحرير زر الماوس، اسحب لتوسيع الاختيار.

3. انقر فوق محددات الحقول واستمر في الضغط على زر الماوس مرة أخرى.
4. اسحب العمود إلى الموضع الجديد.

ملاحظة   إذا لم تتحرك الأعمدة، قد تكون مجمدة، وقد تحتاج لإلغاء تجميدها.

 

إعادة تسمية حقل في جدول في طريقة العرض ورقة بيانات

هام   إذا كان لديك تعبيرات أو تعليمات برمجية لـ Microsoft Visual Basic for Applications التي تتضمن مراجع للحقل الذي تقوم بتغيير اسمه، يجب عليك تحديث كافة هذه المراجع للاسم الجديد.

1. افتح الجدول في طريقة العرض ورقة بيانات.
2. انقر نقراً مزدوجاً فوق محدد الحقل الذي تريد تغييره.
3. اكتب اسم الحقل الجديد واضغط ENTER لحفظه.

 

إنشاء حقل يبحث عن قيم أو يسردها في جداول

يمكنك إضافة حقل قائمة بحث أو قيم جديدة في طريقة العرض ورقة بيانات الجدول. ومع ذلك، إذا كان الحقل الذي تريد استخدامه كمفتاح خارجي لحقل البحث موجود مسبقاً، يجب عليك فتح جدول الحقل هذا في طريقة العرض تصميم لتعريف حقل البحث. على سبيل المثال، إذا كان لديك جدول منتجات يحتوي على الحقل معرف الموردين معرف مسبقاً، وتريد تغييره إلى حقل بحث لعرض أسماء الموردين من جدول الموردين، يجب عليك فتح جدول المنتجات في طريقة العرض تصميم لتغيير معرف المورد إلى حقل بحث.

 

في طريقة العرض ورقة بيانات، إنشاء حقل يقوم بالبحث عن بيانات من قائمة.
 

1. في طريقة العرض ورقة بيانات، افتح الجدول حيث تريد إضافة حقل البحث.
2. انقر العمود إلي اليمين حيث تريد إدراج الحقل، ثم في القائمة إدراج، انقر فوق عمود بحث.
   
   
    
3. في مربع الحوار الأول من معالج البحث، حدد الخيار الذي يشير إلى أنك تريد سوف أكتب القيم التي أريدها.
   
   
    
4. انقر فوق التالي ثم اكتب القائمة التي تريدها.
   
   
    
5. انقر التالي ثم حدد اسم حقل البحث المطلوب.
   
   
    
6. انقر فوق إنهاء لتحصل على حقل البحث المطلوب.