المهام وتعييناتها

المهمة إما أن تكون شخصية أو متعلقة بالعمل ويمكن تعقّبها حتى يتم إكمالها. يمكن أن تحدث المهمة مرة واحدة أو بشكل متكرر (مهمة متكررة). والمهمة المتكررة تحدث خلال فترات زمنية منتظمة أو استناداً إلى التاريخ الذي تضع فيه علامة على مهمة كمكتملة. مثلاً، قد ترغب في إرسال تقرير عن الحالة إلى المدير في آخر يوم جمعة من كل شهر.

تعيينات المهمة

بالإضافة إلى إنشاء المهام ، يمكن إنشاء المهام التي تقوم بتعيينها إلى الآخرين. وذلك عن طريق إرسال طلب مهمة إلى شخص. ويصبح متلقي طلب المهمة المالك المؤقت لها. ويمكنه رفض المهمة أو قبولها أو تعيينها إلى شخص آخر. فإذا قام برفض المهمة، فإنه يتم إرجاعها إليك. ويمكنك استعادة الملكية عن طريق إرجاع المهمة إلى قائمة المهام.) وإذا قبل المهمة، فسيصبح المالك الدائم لها. أما إذا قام بتعيين المهمة إلى شخص آخر، فسيصبح المعين إليه الجديد هو المالك. يعتبر المالك هو الشخص الوحيد الذي يستطيع إجراء تغييرات على المهمة. وعندما يقوم المالك بتحديث مهمة، فإن Microsoft Outlook يقوم بتحديث كافة نسخ تلك المهمة —النسخة للشخص الذي قام أصلاً بإرسال طلب المهمة ونسخ لأي ملاك سابقين لتلك المهمة. وعند إكمال المالك للمهمة، فإن Outlook يقوم تلقائياً بإرسال تقرير حالة إلى الشخص الذي قام أصلاً بتعيين المهمة وأي ملاك سابقين آخرين وأي شخص آخر قد قام بطلب تقرير.

إنشاء مهمة

1. في القائمة ملف، أشر إلى جديد، ثم انقر فوق مهمة.
2. في المربع الموضوع، اكتب اسم المهمة.
3. أكمل أي مربعات أخرى على علامتي التبويب مهمة وتفاصيل للحصول على المعلومات التي تريد تسجيلها للمهمة. للحصول على تعليمات عن أحد الخيارات، في القائمة تعليمات انقر فوق ما هذا، ثم انقر فوق الخيار.
4. لتكرار المهمة، انقر فوق تكرار، انقر فوق عدد المرات التي تريدها (يومياً، أسبوعياً، شهرياً، سنوياً)، ثم قم بأحد الإجراءات التالية:

تكرار المهمة خلال فترات زمنية منتظمة

حدد خيارات لعدد المرات. لا تنقر فوق إعادة إنشاء مهام جديدة بعد، وإلا فلن تتكرر المهمة خلال فترات زمنية منتظمة.

تكرار المهمة استناداً إلى تاريخ الإكمال

انقر فوق إعادة إنشاء مهام جديدة بعد، ثم اكتب فترة التكرار في المربع.

5. إن أردت، عيِّن تاريخ بدء وانتهاء المهمة. انقر فوق موافق، ثم فوق حفظ وإغلاق.

 

تعيين تاريخ الاستحقاق وتاريخ البدء لمهمة

1. افتح المهمة التي تريد تعيين تاريخ البدء والانتهاء لها.
2. في المربع تاريخ الاستحقاق، أدخل التاريخ الذي يجب إكمال المهمة فيه.
3. في المربع تاريخ البدء، أدخل تاريخ بدء العمل في المهمة. لإعادة تعيين تاريخ البدء بدون تغيير تاريخ الاستحقاق، أدخل بلا في المربع تاريخ البدء، ثم اضغط ENTER. انقر فوق المربع تاريخ البدء مرة أخرى، ثم أدخل تاريخ البدء الجديد.

 

 تعيين مهمة إلى شخص آخر

تعيين مهمة للمرة الأولى

1. لإنشاء مهمة جديدة، في القائمة ملف، أشر إلى جديد، ثم انقر فوق طلب مهمة. ولتعين مهمة موجودة في قائمة المهام, افتح المهمة التي تريد تعيينها، ثم انقر فوق تعيين مهمة.
2. في المربع إلى, أدخل اسم الشخص الذي تريد تعيين المهمة إليه. ولتحديد الاسم من قائمة، انقر فوق الزر إلى.
3. للحصول على مهمة جديدة، في المربع الموضوع، اكتب اسم المهمة. (في حالة وجود مهمة، يكون المربع الموضوع قد تم تعبئته.)
4. حدد تاريخ الاستحقاق وخيارات الحالة المطلوبة.
5. حدد خانتي الاختيار الاحتفاظ بنسخة محدثة من هذه المهمة في قائمة المهام وتزويدي بتقرير عن الحالة عند إكمال هذه المهمة أو امسحهما.
6. إذا أردت تكرار هذه المهمة، انقر فوق القائمة إجراءات، ثم فوق تكرار، حدد الخيارات التي تريدها، ثم انقر فوق موافق. في نص المهمة، اكتب الإرشادات أو المعلومات المتعلقة بالمهمة. انقر فوق إرسال.

إعادة تعيين مهمة بعد رفضها من قبل المتلقي

1. في قائمة المهام افتح المهمة المرفوضة.
2. في القائمة إجراءات، انقر فوق تعيين مهمة.
3. في المربع إلى، أدخل اسم الشخص الذي تريد تعيين المهمة إليه. انقر فوق إرسال.

إعادة تعيين مهمة تم تعيينها إليك من قبل شخص آخر

1. افتح الرسالة التي تحتوي على طلب المهمة. في القائمة إجراءات، انقر فوق تعيين مهمة.
2. في المربع إلى، أدخل اسم الشخص الذي تريد تعيين المهمة إليه.
3. حدد خانتي الاختيار الاحتفاظ بنسخة محدثة من هذه المهمة في قائمة المهام وتزويدي بتقرير عن الحالة عند إكمال هذه المهمة أو امسحهما. انقر فوق إرسال.

جعل المهمة خاصة

1. افتح المهمة التي تريد جعلها مرئية لك فقط
2. حدد خانة الاختيار خاص في الزاوية اليسرى السفلى.

الاحتفاظ بنسخ من المهام التي يتم تعيينها وتلقي تقارير عن الحالة تلقائياً

1. في القائمة أدوات، انقر فوق خيارات. انقر فوق خيارات المهام.
2. حدد خانة الاختيار الاحتفاظ بنسخ محدثة من المهام المكلف في قائمة المهام.
3. حدد خانة الاختيار إرسال تقرير بالحالة عند إكمال المهام التي تم التكليف بها.

تغيير لون المهام المتأخرة أو المكتملة

1. في القائمة أدوات، انقر فوق خيارات. انقر فوق خيارات المهام.
2. انقر فوق أحد الألوان في المربع مهام متأخرة والمربع مهام مكتملة.

إعادة توجيه مهمة إلى آخرين لتعقبها

1. افتح المهمة التي تريد إرسالها. في القائمة إجراءات، انقر فوق إعادة توجيه.
2. أدخل أسماء المستلين في مربعي إلى ونسخة. اكتب رسالة في نص المهمة.

تسجيل عدد ساعات مهمة

1. افتح المهمة التي تريد تسجيل الوقت المقدّر أو الوقت الفعلي لها.
2. انقر فوق علامة التبويب تفاصيل.
3. اكتب عدد ساعات المقدر في المربع مجموع العمل وعدد الساعات الفعلي في المربع العمل الفعلي

إضافة جهة اتصال إلى مهمة

1. افتح المهمة التي تريد تسجيل معلومات جهة اتصال إليها.
2. في المربع جهات الاتصال، اكتب أسماء جهات الاتصال.

إيقاف مهمة متكررة

1. افتح المهمة المتكررة التي تريد إيقافها.
2. في القائمة إجراءات، انقر فوق تكرار. انقر فوق إزالة التكرار.